Միջոցառումների կառավարում

(Ինչո՞ւ է անհրաժեշտ գրադարանային միջոցառումների կառավարումը)

Որոշ գրադարանային աշխատողներ համարում են, որ ժամանակի կառավարումը կաշկանդող և ավելորդ աշխատանք է։ նրանք կարծում են, որ իրենց աշխատանքային օրվա ամեն հնարավոր րոպեն ընդգրկող ժամանակացույց պետք չէ, որպեսզի լիարժեք կազմակերպված և հավասարապես զբաղված լինեն ողջ օրվա ընթացքում: Սակայն ժամանակի կառավարումը պարտադիր չէ, որ այդքան մանրամասն և ընդգրկուն լինի։ Միայնակ, առանց օգնականի գրադարանավարը պետք է այն ընկալի որպես օրվա կմախք, որը դեռ պիտի լրացնել մկաններով, ապա արյուն ներարկել և ձևավորել ներքին օրգանները: Այն պետք է դիտվի որպես առաջին քայլ՝ ամենօրյա գրաֆիկը կազմակերպելու համար: Խորհուրդ եմ տալիս, որ ամեն օր կազմեք ձեր անելիքների ցուցակը և անելիքների մեջ առանձնացրեք օրվա ամենակարևոր առաջնահերթությունը կամ առաջադրանքը, որը պետք է կատարեք այդ օրը: Օրվա մնացած անելիքները դասավորեք ըստ առաջնահերթության: Միշտ հիշեք, ցուցակից ջնջել արդեն կատարված առաջադրանքը։ Սա կարող է աննշան մանրուք թվալ, սակայն անձնական փորձից գիտեմ, որ ավարտված առաջադրանքի դիմաց համապատասխան նշում կատարելը մեծ բավականություն է պատճառում և մեզ մղում է ձեռնամուխ լինել հաջորդ առաջադրանքի կատարմանը:

Միջոցառումների կառավարումը ներառում է միջոցառման կազմակերպման համար անհրաժեշտ պայմանների ստեղծումը և նյութատեխնիկական միջոցների ապահովումը թե՛ նախքան միջոցառումը և թե՛ միջոցառման ընթացքում: Միջոցառման համար պատասխանատու գրադարանավարը կազմում է միջոցառուման պլանը՝ ղեկավարելով մյուսների աշխատանքը, հաշվարկում անհրաժեշտ ծախսերը, ֆինանսները, մասնակիցների հետ հարաբերությունները և այլն:

Իր հիմքում միջոցառումների կառավարումը միջոցառման պլանավորման գործընթացն է՝ անկախ միջոցառման անցկացման եղանակից՝ երես առ երես, վիրտուալ թե հիբրիդային եղանակով:

Հիշե՛ք, որ դուք կարող եք ավելի արդյունավետ կառավարել ձեր ժամանակը: Դրա համար անհրաժեշտ է

• անելիքների ժամանակացույց կազմել,
• առաջնահերթություններ սահմանել,
• պլանավորման գործիքներ օգտագործել,
• պատվիրակել պարտականությունները, օգնություն ստանալ ուրիշներից,
• կառավարել ժամանակի անտեղի կորուստները:

Ի՞նչ հմտություններ են պահանջվում արդյունավետ կերպով միջոցառումների կառավարման համար։ Դրանք են՝

• միջոցառումների կառավարման փորձ
• ծրագրերի կառավարման հմտություն
• կառավարման մարքեթինգային տեխնիկայի իմացություն
• համակարգչային գիտելիքներ, MS Office-ի տիրապետում
• հաղորդակցման գերազանց ունակություն
• կազմակերպչական հմտություններ, և
• խնդիրներ լուծելու ունակություն:

Որևէ միջոցառման սկզբից մինչև վերջ պլանավորման գործընթացը կարելի է բաժանել 4 հիմնական փուլերի, որոնք մենք անվանել ենք 4Հ-երի կանոնը: Դրանք են՝ հայեցակարգը, համակարգումը, հսկումը կամ վերահսկումը և հաշվետվությունը: Թվարկման մեջ բացակայում է միայն բուն միջոցառումը, որին մենք կանդրադառնանք իր տեղում։

Հայեցակարգը մշակելիս մտածեք, թե ինչու եք պլանավորում տվյալ միջոցառումը: Ո՞րն է միջոցառման նպատակը, ո՞ւմ համար է այն, ո՞րն է ձեր թիրախային լսարանը, ո՞ւմ եք ցանկանում հրավիրել ձեր միջոցառմանը: Այս հարցերին պատասխանելով դուք կկարողանաք որոշել, թե ի՞նչ բովանդակություն պետք է ունենա միջոցառումը, ի՞նչ թեմաներ եք քննարկելու, ովքե՞ր են լինելու բանախոսները և այլն: Ի վերջո, դուք պետք է որոշեք, թե ե՞րբ է տեղի ունենալու միջոցառումը (դասախոսությունը, քննարկումը, մրցույթը), շաբաթվա ո՞ր օրը և ժամն է ամենից հարմար այն հյուրընկալելու համար:

Միջոցառման հայեցակարգը ճշտելուց հետո հաջորդ քայլը այն համակարգելն է: Նախապես ամրագրեք միջոցառման ամսաթիվը: Հենց որ հաստատվի միջոցառման օրը և ժամը, դասընթացի մեկնարկային օրը և ժամը, դուք կարող եք սկսել միջոցառման բրենդավորումը կամ գովազդել միջոցառումը հավանական օգտատերերի շրջանում: Միջոցառումը կազմակերպելիս հարկավոր է հետևողական լինել, երբեք չմոռանալ մանրուքները, օգտագործել ռեսուրսները, չհետաձգել անելիքները։ Այդ գործում ձեզ շատ կօգնի անելիքների ժամանակացույց կազմումը։

Ծանոթացե՛ք խոշոր միջոցառման անելիքների ժամանակացույցի ներկայացված օրինակին։ Տրված անելիքները հարկավոր է խմբավորել ըստ թեմայի, որոշելով պատասխանատու անձանց և կատարման ժամկետը։

1․ Թեման/ձեւաչափը

• հաշվի առնել պոտենցիալ մասնակիցների կարիքները
• որոշել միջոցառման թեման
• միջոցառման ձևաչափը (քննարկում, դասախոսություն և այլն)
• միջոցառման օրվա և տեղի որոշում
• կազմել միջոցառման բյուջեն
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

2․ Գովազդ /ծանուցում

• միջոցառման ժամանակացույցի մշակում
• հայտարարության տեքստի կազմում
• Էլեկտրոնային փոստով հայտարարության տարածում (10 օր առաջ)
• Էլեկտրոնային փոստով հիշեցում (3 օր առաջ)
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

3․ Նախքան միջոցառումը

• միջոցառման պատասխանատուների միջև անելիքների բաշխում
• միջոցառման գլխավոր փորձ
• սարքավորումների ստուգում
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

4․ Դահլիճի/սենյակի ստուգման ցուցակ

• էլեկտրական վարդակների առկայություն
• միկրոֆոններ և բարձրախոսներ
• ակուստիկա
• ջեռուցում / օդափոխություն
• ավտոկայանատեղի
• ցուցապահարաններ /ցուցասեղաններ
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

5․ Սարքավորումներ միջոցառման համար

• սեղաններ (քանի հատ, չափսերը, ձևերը)
• աթոռներ
• տեսալսողական սարքեր
• ըմպելիքներ (սուրճ, ջուր, գազավորված ըմպելիք)
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

6․ Նյութեր և պարագաներ

• գրիչներ
• թուղթ / նոթատետր
• ցուցադրման նյութեր
• ցուցանակներ
• բժշկական դիմակներ
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

7․ Անմիջապես միջոցառումից առաջ

• աթոռների դասավորություն
• լրացուցիչ աթոռներ
• բարձրախոսներ, տեսալսողական սարքեր
• նյութեր /տեղեկագրեր /գնահատման ձևաթղթեր
• գրանցման սեղան
• անվանական քարտեր
• զովացուցիչ ըմպելիքներ
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

8․ Միջոցառման ընթացքում

• ողջունել, բարևել, տեղավորել
• ընդունել ուշացածներին
• նյութերի բաշխում
• սարքավորումների շահագործում
• հայտարարություններ
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

9․ Միջոցառման վերջում և ավարտից հետո

• հավաքել չօգտագործված նյութերը
• հավաքել գնահատման ձևաթղթերը
• վերադարձնել սարքավորումները
• մաքրել տարածքը
• շնորհակալություն հայտնել օգնողներին
• մասնակիցներին հիշեցնել հետագա առաջադրանքների մասին
• անհրաժեշտության դեպքում լրացուցիչ նյութեր ուղարկել
• միջոցառման արդյունքների ամփոփիչ քննարկում
• այլ ․․․․․․․․․․․․․․․․․․

Ասվածից հետևում է, որ ձեր միջոցառման հաջողությունը շատ բանով պայմանավորված է նախապատրաստական աշխատանքից և միջոցառման պատասխանատուների և մասնակիցների համագործակցությունից։ Եթե նախապես ամեն ինչ ճիշտ եք հաշվարկել և ապահովել, ապա հաջողությունը երաշխավորված է։ Իհարկե, կյանքում ամեն ինչ հնարավոր է և ոչինչ չպետք է բացառել։ Միշտ հնարավոր է, որ վերջին պահին որոշ հանգամանքներ փոխվեն (օրինակ, զեկուցողը կարող է հիվանդանալ, միջոցառմանը հրավիրված խումբը կարող է տրանսպորտային խցանման մեջ հայտնվել և ուշանալ)։ Բոլորս էլ գիտենք, որ վերջին պահին կարող է տեխնիկան «դավաճանել» կամ էլ առհասարակ գրադարանի էլեկտրական հոսանքի մատակարարումը ընդհատվել։ Միջոցառման պատասխանատուները պիտի պահեստային տարբերակներ ունենան նման դեպքերի համար։ Միանգամից ասենք, որ միջոցառման հետաձգումը կարելի է անել միայն ծայրահեղ անհրաժեշտության դեպքում։ Միջոցառման օրվա և ժամի հաճախակի փոփոխությունները հանգեցնում են գրադարանի այցելուների նվազմանը։ Եթե նախապես ակնկալում էիք 15 մասնակից ունենալ, բայց միջոցառմանը ներկայացել են միայն 4-ը, դա ամենևին էլ պատճառ չէ ընթերցանության ժամը չեղարկել։ Որքան հետևողական և ճշտապահ լինեք, նույնքան կարգապահ և վստահելի վերաբերմունք կդրսևորեն ձեր ընթերցողները։

Աշխատանքի ամփոփիչ գնահատականը միջոցառման պատասխանատուի կողմից  ներկայացված հաշվետվությունն է։ Հաշվետվությունը սովորաբար ներկայացվում է տնօրենին կամ փոխտնօրենին։ Այն ամփոփվում է ինչպես տեքստային շարադրանքով, այնպես էլ գրադարանի վիճակագրական տվյալներում։ Հաշվետվության մի յուրօրինակ տեսակ է մեր օրերում լայնորեն տարածված ֆեյսբուքյան լուսաբանություն գրելը։

Լուսաբանություն գրելը և՛ հեշտ է, և՛ դժվար։ Դե ինչ մի դժվար բան կա դրանում։ Հարկավոր է ընդամենը պատասխանել ո՞վ, ի՞նչ, ե՞րբ, որտե՞ղ, ինչո՞ւ և ինչպե՞ս հարցերին։ Իրոք, հարցերին պատասխանելը դժվար չէ։ Դժվարությունը պատասխանները օրիգինալ լեզվով շարադրելու մեջ է։ Ամեն ինչ սկսվում է վերնագրից։ Այն պետք է լինի համառոտ և ուշադրություն գրավի։ Իհարկե, կան նաև կրկնվող կամ շարունակական միջոցառումներ, որոնք կարող են կրկնվող խորագիր ունենալ։ Ասենք, նույն ակումբի հերթական քննարկումը կամ նույնանուն դասընթացը, որը երբեմն կարող է մի քանի ամիս շարունակվել։ Այդ դեպքում վերնագրում որևէ ժամանակի պարագա ավելացրեք։  Լուսաբանություն գրելիս առաջին չորս հարցերի պատասխանները սոսկ փաստերի արձանագրում է։ Ո՞վ է միջոցառման պատասխանատուն կամ վարողը, ե՞րբ և որտե՞ղ է այն տեղի ունեցել, ինչի մասին է եղել։ Այստեղ մենք սոսկ անունների և փաստերի արձանագրող ենք։ Մեր գրիչը «քրտինք է թափում» միայն, երբ մենք սկսում ենք շարադրել, թե ինչո՞ւ ենք կազմակերպել միջոցառումը, ո՞ւմ համար, ինչպե՞ս այն անցավ և ի՞նչ տվեց մասնակիցներին։

Ժամանակի կառավարման առումով մեզ իրենց օգնությունն են «առաջարկում» ժամանակակից տեխնոլոգիաները։ Ուզում եմ անդրադառնալ Գուգըլ ծառայություններից մեկին՝ Google Calendar հավելվածին։ Գուգըլ տիրույթում գրադարանի օրացույցը պահելը բազմաթիվ հարմարություններ է ստեղծում ձեզ համար։ Նախ, ձեր բոլոր անելիքները, իրադարձությունները մեկ տեղում պահելը ձեզ տալիս է ձեր օրվա/շաբաթվա/ամսվա ընդհանուր պատկերը և ձեզ հնարավորություն է տալիս խելամտորեն բաշխել ձեր ժամանակը, յուրաքանչյուր գործողության համար հատկացված ժամանակը: Առցանց օրացույցը Ձեզ մոտիվացված է պահում, օրվա ցանկացած հանգամանքում և ցանկացած վայրում դուք կարող եք ստուգել ձեր հետագա անելիքները, նոր անելիքներ և պայմանավորվածություններ գրանցել։ Օրացույցի գույները, տեսողական նշանները թույլ են տալիս տեսնել, թե ինչ գործողություններ են սպասվում հաջորդիվ և ինչ առաջընթաց եք գրանցում, խրախուսելով հետևողականությունն ու ինքնահաշվետվությունը:

Հանրային լայն ընդգրկում ունեցող, տարվա կարևոր միջոցառումներ կազմակերպելիս, որոնց մասին գրադարանը ցանկանում է մամուլի արձագանք ունենալ, կարելի է նաև մամլո հաղորդագրություն տարածել։ Մամլո հաղորդագրությունը պետք է շարադրել սեղմ, պաշտոնական լեզվով։ Սովորաբար այն 4-5 պարբերությունից կամ 400-500 բառից ավելի չի լինում։ Մամլո հաղորդագրությունը տարածվում է գրադարանի ձևաթղթի վրա, ունենում կազմակերպության լոգոտիպը և կոնտակտ տվյալները (անվանում, հասցե, հեռախոս, էլ․ փոստ, հանրության հետ կապերի պատասխանատու)։ Տեքստը բաղկացած է վերնագրից, ներածական պարբերությունից, որը պետք է պատասխանի ո՞վ, ի՞նչ, ե՞րբ, որտե՞ղ և ինչո՞ւ հարցերին, հիմնական մասից, որը որոշ մանրամասներ է տալիս միջոցառման մասին։ Կարելի է մեջբերում կատարել գրադարանի տնօրենի կամ հիմնական զեկուցողի խոսքից։ Սրանց հաջորդում է ընդհանուր բնույթի մեկ պարբերություն գրադարանի մասին և եզրափակիչ մասը։ Մամլո հաղորդագրությունը տարածվում է միջոցառումից մեկ օր առաջ կամ հենց միջոցառման ժամանակ։ Այն ստույգ և ճշգրիտ տեղեկություններ է տալիս միջոցառման բովանդակության և նպատակների մասին և օգնում է խուսափել սխալ կամ ոչ հավաստի տեղեկությունների տարածումից։

Գրադարանային միջոցառումների կազմակերպման լավագույն գնահատականը տալիս են ընթերցողները։ Այդ նրանք են, որ մասնակցելով նոր գրքերի տեսությանը կարդալու են նոր ստացված գրքերը։ Նրանք են հայրենի բնաշխարհին նվիրված գրքային ցուցահանդեսի ազդեցությամբ կամ ռոբոտաշինական խմբակի պարապմունքների մասնակցության արդյունքում ընտրելու իրենց ապագա մասնագիտությունը։ Ուստի շատ կարևոր է ստանալ ընթերցողների գնահատականը, վերլուծել և հետևություններ անել միջոցառման արդյունքների վերաբերյալ։ Գրադարանից օգտվողների շրջանում հարցումների անցկացումը և գրադարանային միջոցառումների արդյունքների ուսումնասիրությունը մի այլ ծավալուն թեմա է, որին առաջիկայում reglib.am կայքը անպայման կանդրադառնա։

Ներսես Հայրապետյան