ԷԼԵԿՏՐՈՆԱՅԻՆ ՓՈՍՏ
Էլեկտրոնային փոստի միջոցով հաղորդագրությունների տարածումը աշխարհում դարձել է մասնագիտական և սոցիալական հաղորդակցության ամենաարագ, էժան և հարմար եղանակներից մեկը: Տարիների աշխատանքի փորձը ցույց է տալիս, որ գրադարանային աշխատողները երբեմն չեն կարողանում լավագույնս օգտագործել էլեկտրոնային փոստի հնարավորությունները, ուստի նպատակահարմար համարեցինք կիսվել մեր ունեցած փորձով։
Ո՞Ր ՓՈՍՏԱՅԻՆ ԾԱՌԱՅՈՒԹՅՈՒՆԻՑ ՕԳՏՎԵԼ
Ներկայումս համացանցում էլեկտրոնային փոստում գրանցվելու բազմաթիվ անվճար ծառայություններ են գործում: Հայաստանում դրանցից առավել տարածված են Gmail, Yahoo, Hotmail ամերիկյան, ինչպես նաև Mail.ru, Inbox.ru և Yandex.ru ռուսական հարթակները: Սրանցից, օրինակ, Gmail ծառայությունը ասպարեզ է իջել 2004 թ-ի ապրիլի 1-ին: Սկզբում այն օգտատերերին առաջարկում էր ծառայության 1GB ծավալ: Ներկայումս բաժանորդները ունեն 15GB անվճար տարածք: Յուրաքանչյուր նամակի համար սահմանված է մինչև 25MB ծավալ, որը ոչ բոլոր ծառայություններն են առաջարկում: Gmail-ը մատչելի է 105 լեզուներով, այդ թվում նաև հայերեն։ Բացի այդ Gmail-ը կապված է Google-ի կողմից մատուցվող այլ ծառայությունների (Google Drive, Google Photos և այլն) հետ, որը դյուրացնում և բազմազան է դարձնում նրա օգտագործումը:
ԻՆՉՊԵՍ ԸՆՏՐԵԼ ՑԱՆՑԱՅԻՆ ԱՆՈՒՆԸ ԵՎ ԾԱԾԿԱԲԱՌԸ
Ներկայումս, երբ համացանցի փոստային ծառայություններից միլիոնավոր մարդիկ են օգտվում, այնքան էլ դյուրին բան չէ լօգինի կամ անվան ընտրությունը: Օրինակ, Gmail-ն ունի ավելի քան 1,5 միլիարդ ակտիվ օգտվող և, եթե դուք փորձեք այնտեղ գրանցվել, հավանաբար ձեզանից առաջ արդեն ձեր անվամբ որևէ մեկը գրանցված կլինի: Եվ երբ փորձեք գրանցվել ձեր անվամբ, ամենայն հավանականությամբ դուք կստանաք այսպիսի մի տարբերակ՝ “AHarutyunyan1234”: Հատկապես, եթե դուք տարածված ազգանուն եք կրում, ապա այն վստահաբար արդեն զբաղված կլինի: Ցանցային անվան ընտրությունը շատ կարևոր է: Այն միակ բանն է, որը ձեր մասին պատկերացում է տալու ձեզ հետ նամակագրություն ունեցողներին: Խորհուրդ չի տրվում անուն ընտրելիս վերցնել պատահական, անլուրջ կամ թեթևսոլիկ ձևակերպմամբ անուններ: Օրինակ, պատկերացրեք, որ դուք նամակ եք ստացել HotSexyLady-ից կամ BonBonGago-ից, ինչպե՞ս կվերաբերվեք նման նամակին: Արդյոք դուք կցանկանա՞ք նման անվամբ մարդու հետ գործ ունենալ: Կարևոր է, որ ցանցային անունը հեշտ մտապահելի լինի: Սակայն պետք է խուսափել պարզ և հեշտ շփոթելի ձևակերպումներից: Օրինակ, եթե դուք ընտրեք arina@mail.ru հասցեն, ապա հնարավոր է, որ սկսեք նամակներ ստանալ, որոնց հասցեատերը դուք չեք: Պարզապես ձեր ցանցային անունն է շփոթեցնող, որի արդյունքում դուք կսկսեք նամակներ ստանալ, որոնք հասցեագրված են karina և irina անունով բաժանորդներին:
Նույն պատասխանատվությամբ պետք է ընտրել նաև գրադարանի ցանցային անվանումը, որը երբեմն ավելի դժվար է։ Օրինակ, ենթադրենք հարկավոր է էլեկտրոնային փոստի հասցե գրանցել Մրգաշատի համայնքային գրադարանի համար։ Եթե ընտրենք Mrgashatihamaynqayingradaran անունը, ապա գրանցվելու խնդիր չի լինի։ Դժվար թե աշխարհում որևէ երկրորդ գրադարան նույն անվանումով գրանցված լինի։ Սակայն խորհուրդ չեմ տա այդպես վարվել, քանի որ ընտրված անունը դժվար է մտապահել և այն չափազանց երկար է։ Էլ չասեմ, որ հայերեն չիմացող մարդկանց համար անվանումն անհնար է մտապահել։ Ուստի ճիշտ ճանապարհը անվան պարզեցումն է։ Կամ պարզապես Mrgashatigradaran կամ էլ ընտրել բնակավայրի անվան և գրադարանի անգլերեն տարբերակը՝ MrgashatLibrary:
Մյուս դժվարությունը ծածկաբառի ընտրությունն է: Խուսափեք դյուրին և պարզունակ ծածկաբառերից: Երբեք մի ընտրեք ձեր անվան, ծննդյան օրվա և տարեթվի համադրությամբ ծածկաբառեր: Աշխատեք ծածկաբառը կառուցել տառերի, թվերի և պայմանական նշանների համադրությամբ: Օրինակ, եթե որոշել եք իբրև ծածկաբառ օգտագործել ֆուտբոլ բառը, որն անգլերեն գրվում է football, ապա խորհուրդ է տրվում անել հետևյալը: Զույգ օ-տառերի փոխարեն ավելի լավ է օգտագործել զույգ զերո թիվը՝ (00): Բառավերջի զույգ լ-երի փոխարեն էլ կարելի է մեկեր (11) օգտագործել: Արդյունքում դուք կստանաք հետևյալ ծածկաբառը՝ f00tba11: Ավելի անվտանգ հասցե ունենալու համար ցանկալի է 12 և ավելի նիշից բաղկացած ծածկաբառերը։ Եվս մեկ օրինակ բերեմ։ Նույն Մրգաշատի գրադարանի համար կարող ենք գործածել Mrg@shAt!060122, որտեղ առաջին ա-ն փոխարինվել է @–ով, երկրորդը՝ մեծատառ Ա-ով, ի-ն ! բացականչական նշանով, իսկ թվերը՝ ծածակաբառի գրանցման կամ թարմացման ամիսը, օրը և տարեթիվն են։
ՆԱՄԱԿ ՇԱՐԱԴՐԵԼԸ
Պետք է հիշել, որ էլեկտրոնային նամակը նույնն է ինչ որ նամակի ձևավորումը թղթի վրա: Ճիշտ է այն ֆորմալ առումով նամակ չէ, այլ` էլեկտրոնային հաղորդագրություն, սակայն միևնույն է ստացողն այն ընկալում է իբրև իրական նամակ: Եվ իրոք, եթե ստացված հաղորդագրությունը տպում ես թղթի վրա, ուզում ես ստանալ աչքի համար հաճելի, ճիշտ ձևավորված և թղթի վրա ճիշտ տեղադրված տեքստ:
Կիսագրագետ, չմշակված, անփույթ շարադրանքով հաղորդագրությունները ուշադրության չեն արժանանում: Ավելին, նման հաղորդագրությունների տարածումը հիասթափեցնում է, հատկապես պրոֆեսիոնալ բաժանորդներին, որոնք շուտով կլքեն ձեր հաղորդացուցակները:
Նամակը շարադրելու ժամանակ առաջին քայլը այն ճիշտ հասցեագրելն է: Յուրաքանչյուր անգամ նամակ գրելիս պետք է ճիշտ սահմանեք, թե ո՞ւմ է ուղղված ձեր հաղորդագրությունը: Երբ դուք նամակ եք գրում ձեր ընկերոջը մեկ բան է, և միանգամայն ուրիշ, եթե նամակը պաշտոնական է կամ հասցեագրվում է մեկից ավելի մարդկանց: Նամակը մեկից ավելի հասցեատերերի է ուղղվում մի քանի նկատառումով: Օրինակ, դուք ցանկանում եք մեկից ավելի մարդկանց տեղեկացնել ձեր նոր ծրագրի, միջոցառման կամ ծառայության մասին: Կամ դուք մեկին ուզում եք հանձնարարություն տալ և միաժամանակ մեկ ուրիշի ցանկանում եք տեղեկացնել ձեր տված հանձնարարության մասին: Երբեմն լինում է, որ քննարկվող հարցի վրա ցանկանում եք առանց բացահայտման կամ «ինկոգնիտո» հրավիրել որևէ մեկի ուշադրությունը, առանց այդ մասին տեղեկացնելու նամակի մնացած հասցեատերերին:
Այս բոլոր դեպքերի համար էլեկտրոնային փոստը համապատասխան լուծումներ է առաջարկում: Նախևառաջ, հարկավոր է հիշել, որ էլեկտրոնային նամակի «Ում» տողը նամակագրին երեք տարբերակ է ընձեռնում (Տես լուսանկարը): Դուք կարող եք նամակն ուղարկել օգտագործելով միայն “To” կամ «Ում» տողը: Հանձնարարությամբ նամակի առաջին հասցեատերը նա է, ում անունը գրվում է «Ում» տողում: Հենց նրանից էլ նամակագիրն ակնկալում է համապատասխան արձագանք (պատասխան, նամակից բխող գործնական քայլեր և այլն): «CC» տողում լրացվող հասցեատերը նամակի պատճե ստացողն է, որը կամ ուղղակի տեղեկացվում է, կամ էլ ունի վերահսկիչ իրավասություն հետևելու երրորդ անձի կամ անձանց կողմից հանձնարարության կատարմանը: Երրորդ տարբերակի «BCC» տողը նախատեսված է գաղտնի հասցեատիրոջ համար, որի կողմից նամակի պատճեն ստանալը առաջին և երկրորդ տողի հասցեատերերը տեղյակ չեն կարող լինել:
Հաղորդագրության շարադրանքը սկսվում է արդեն իսկ նամակի վերնագիրը որոշելիս: «Թեմա», կամ «Тема», «Subject» դաշտը ԵՐԲԵՔ դատարկ մի թողեք: Հիշեք, որ ձեր հասցեատերերից շատերը մեկ օրում կարող են բազմաթիվ նամակներ ստանալ, ուստի կարևոր է ուղղակի նշել, թե դուք ինչի մասին եք գրել: Դա արվում է հենց թեմա դաշտում: Այստեղ չի կարելի պատահական և ասելիքին չկապվող խորագիր դնել: Ասենք, դասախոսության հրավերի խորագիրը կարող է լինել հենց դասախոսության թեման, սակայն ոչ` «Բարև ձեզ» կամ «Նոյեմբերի 18» և այլն:
Նախքան նամակն ուղարկելը էլեկտրոնային փոստի առաքման ծրագրերը հնարավորություն են տալիս նաև որոշելու նամակի բովանդակության բնույթը (պաշտոնական, գործնական, անձնական), կարևորության աստիճանը և հրատապությունը (նամակի մակնշում դրոշակ տեղադրելով, կամ խնդրելով նամակին պատասխանել 24 ժամվա ընթացքում) և այլ մանրամասներ:
Նկատի առնելով էլեկտրոնային նամակների առաքման օրեցօր աճող քանակը, պետք է հեշտացնել ձեր օգտվողների գործը: Նախընտրելի է հրավերն ուղարկել բաց տեքստով և ոչ իբրև կից ֆայլ: Հիշեք, որ զանազան էլեկտրոնային վիրուսների տարածումը հիմնականում կատարվում է կից ֆայլերի միջոցով, այդ պատճառով շատ բաժանորդներ խուսափում են բացել նման հաղորդագրություները կամ հակավիրուսային ծրագրերը իրենք են դեն նետում կասկածելի նամակները:
Միջոցառման հրավեր ուղարկելիս, պետք է հաղորդագրությունը շարադրելիս հիշել, որ ձեր տեքստը պետք է տա Ի՞ՆՉ, Ո՞Վ, Ե՞ՐԲ, ՈՐՏԵ՞Ղ, ԻՆՉՈ՞Ւ հարցերի պատասխանները:
Այսինքն, ձեր նամակը պետք է հստակ պատասխան տա, թե ի՞նչ է ձեր միջոցառումը, ո՞վ կամ ովքե՞ր են կազմակերպիչները, ե՞րբ է այն նշանակված (միջոցառման օրը և ժամը), ինչպես նաև որտե՞ղ է այն տեղի ունենալու (հասցեն):
Մեկ անգամ նման տեքստ ստեղծելով կարելի է մշտապես այն օգտագործել ամեն անգամ տեքստում փոփոխելով բանախոսի անունը, թեման և դասախոսության օրը:
Շատ կարևոր է առաքվող հաղորդագրության լեզուն և ստեղնաշարի օգտագործումը: Հայերեն հաղորդագրությունների համար հանձնարարվում է Armenian Phonetic Unicode ստեղնաշարը և Sylfaen տառատեսակը: Հայերենի կետադրական նշանների օգտագործումը նույնպես շատ կարևոր է: Ճիշտ հայկական կետադրության և առոգանության նշանների հավաքածուն կարելի է գտնել http://www.hayeren.am կայքում: Գրադարանների շատ հաղորդագրություններում սխալ են կիրառվում չակերտները։ Մինչդեռ հայերեն չակերտները ստանալու համար հարկավոր է պարզապես ստեղնաշարի վրա սեղմած պահել ALT կոճակը և հավաքել 0171 չակերտները բացելու և 0187 չակերտները փակելու համար։
Վերջում անդրադառնանք էլեկտրոնային հաղորդագրությունների ևս մի քանի կարևոր բաղադրիչների: Դրանցից առաջինը Ձեր ստորագրության և կոնտակտ տվյալների խումբն է: Եթե հնարավորություն ունեք, ապա յուրաքանչյուր հրավերի տեքստ պետք է ուղարկել տվյալ հաստատության պաշտոնական հասցեից: Չի կարելի պաշտոնական նամակ ուղարկել անձնական հասցեից: Դա պարզապես պրոֆեսիոնալ մոտեցում չէ: Գրադարանները պետք է գրանցեն իրենց անվանումով դոմեյն հասցեներ, ինչպես, օրինակ, info@library.am: Նամակի վերջում պետք է լրացվի նամակագրի անունը, պաշտոնը, հասցեն և կոնտակտ տվյալները: Օրինակ`
Անուն, ազգանուն
Պաշտոն
4, Սահմանադրության փողոց
Երևան 0010, Հայաստան
Հեռ. (374 10) 58-99-99
Info@library.am
Էլեկտրոնային փոստով ուղարկվող նամակների առաքման մյուս կարևոր բաղադրիչը նամակի հասցեատերերի կողմից հաղորդագրության ստացման հաստատումն է: Շատ հաճախ նամակագիրն ուզում է հավաստում ստանալ, նամակի ստացման վերաբերյալ: Իհարկե, որոշ ծրագրեր կարելի է կարգաբերել այնպես, որ նամակը բացելուն պես նամակագրին հաղորդագրություն ուղարկվի այն մասին, որ հասցեատերը բացել է կամ տեսել է ձեր ուղարկած նամակը: Միջոցառման հրավեր ուղարկելիս մենք նախընտրում ենք ստանալ հրավիրվածների արձագանքը, որով նրանք հաստատում կամ մերժում են տվյալ միջոցառման մասնակցությունը: Նամակագրական լեզվում այս գործողությունը ընդունված է նշանակել RSVP հապավումով, որը ֆրանսերեն նշանակում է «Խնդրում ենք հաստատել» (ֆրանսերեն՝ répondez s’il vous plaît):
Բոլորին հայտնի է, որ երբ “To” կամ «Ում» դաշտում լրացնում եք մեկից ավելի հասցե, ապա նշված բոլոր հասցեատերերը ստանում են ձեր ուղարկած նամակը: Դուք կարող եք «Ում» տողում բազմաթիվ, մինչև 250 հասցե լրացնել և նամակն ուղարկել բոլորին միաժամանակ: Նման կարիք է լինում, օրինակ, հրավերի նամակ ուղարկելիս: Գրադարանի գործնական հաղորդակցության համար խմբային նամակ ուղարկելը շատ կարևոր է: Այդ դյուրացնում է գրադարանի և նրա ընթերցողների և գործընկերների միջև հաղորդակցությունը: Սակայն էլեկտրոնային փոստի հասցեների թվարկումը պրոֆեսիոնալ մոտեցում չէ: Էլեկտրոնային փոստի ծրագրերը թույլ են տալիս ստեղծել միասնական հասցե և այդ հասցեի տակ գրանցել ցանկացած թվով բաժանորդների: Օրինակ, Հայաստանի գրադարանային աշխատողները էլեկտրոնային փոստի միջոցով հաղորդակցություններ են փոխանակում alis@lists.americancorners.am հասցեով: Հայաստանի ամերիկյան անկյունները իրար հետ նամակներ են փոխանակում aca@lists.americancorners.am հասցեով:
Խմբային հասցեի վրա նամակ ստանալիս պետք է ուշադիր կարդալ տեքստը և անհարկի չարձագանքել ձեզ չվերաբերվող նամակներին: Իսկ պատասխան նամակ գրելիս, պետք է նամակը հասցեագրել ոչ թե բոլոր բաժանորդներին, այլ միայն նրան, ով որևէ հարցով դիմել է բոլորին: Օրինակ, եթե որևէ գրադարանից հարցում է տարածվել որևէ հեղինակի գրքի առկայության վերաբերյալ պետք չէ պատասխան-նամակն ուղարկել խմբում գրանցված բոլոր բաժանորդներին, այլ միայն հարցում ուղարկած գրադարանին կամ գրադարանավարին:
Կան էլեկտրոնային փոստի և հաղորդագրությունների առաքման վերաբերյալ բազմաթիվ այլ հարցեր, որոնց ես չանդրադարձա։ Գրագետ նամակագրություն վարելու համար խորհուրդ եմ տալիս օգտվել ներքոհիշյալ աղբյուրներից։
- http://leaders.am/2013/10/02/how-to-write-a-professional-email/
- Ավետիսյան Յու., Պաշտոնական ոճ /Յուրիկ Ավետիսյան, Խմբ.՝ Լ. Եզեկյան. -Եր., Զանգակ-97, 2011. — 116 էջ:
- Գաբրիելյան Վազգեն: Գրավոր խոսք (Ձեռնարկ, 2-րդ լրամշակված հրատ.). — Երևան, ԵՊՀ հրատ., 2007. — 295 էջ:
Ներսես Հայրապետյան
